企業の人事担当者や管理職にとって、「問題社員対応」は避けて通れないテーマです。

しかし実際には、感情的に対応してしまったり、法的リスクを十分に理解しないまま対応を進めたりすることで、労務トラブルがさらに深刻化するケースも少なくありません。

今回は、実務で特に判断に迷いやすいケースをもとに、企業が押さえておくべき5つの対応ポイントを解説します。

1．注意指導を「パワハラ」と主張して面談を拒否する社員への対応

勤務態度や業務上の問題について上司が注意した際に、

「それはパワハラです」
「話したくありません」

などと面談自体を拒否する社員がいます。

このような場合、会社がまず行うべきことは、指導内容や経緯を客観的に記録しながら、冷静に面談機会を継続して設けることです。

業務上必要かつ相当な範囲の指導は、原則としてパワーハラスメントには該当しません。

一方で、感情的な叱責や人格否定、他の社員の前での公開指導などは、会社側が不利になるリスクがあります。

重要なのは、

• 指導内容の妥当性
• 指導方法の適切性
• 面談記録の保存

の3点です。

後に労務トラブルへ発展した場合でも、これらの記録が会社を守る重要な証拠となります。

2．無断欠勤が続く社員には、まず安否確認を行う

社員が数日間にわたり無断欠勤し、電話やメールにも反応しない場合、人事担当者は不安になるものです。

しかし、この段階で懲戒処分や解雇を急ぐのは適切ではありません。

まず優先すべきは、

• 本人の安否確認
• 出勤意思の確認
• 現在の状況把握

です。

実際には、

• メンタルヘルス不調
• 家庭内トラブル
• 事故や病気

などが背景にある場合もあります。

会社としては、連絡した日時や方法を記録しながら、継続的に連絡を試みることが重要です。

その上で、状況が明らかになった後に就業規則に基づく対応を検討するべきでしょう。

3．能力不足社員への対応は「改善機会」が重要

営業成績が低い、業務ミスが多いなど、能力不足が疑われる社員への対応も慎重さが求められます。

企業側としては成果を求めたいところですが、単に成績が悪いという理由だけで直ちに解雇することは困難です。

裁判例でも、能力不足を理由とする解雇については高い合理性が求められています。

そのため企業は、

• 業務指導
• 教育研修
• 目標設定
• 配置転換の検討

などを行い、改善の機会を十分に与える必要があります。

重要なのは、「会社として改善を支援した事実」を残すことです。

後に人事措置や退職勧奨を検討する場合でも、これらの積み重ねが大きな意味を持ちます。

4．社員による無断録音が判明した場合の考え方

近年、面談時の録音は珍しいものではなくなっています。

問題社員対応やハラスメント案件では、社員側がスマートフォンで録音しているケースも少なくありません。

しかし、録音されたことだけを理由に感情的な対応を取るのは避けるべきです。

録音行為そのものが直ちに違法となるわけではなく、状況によっては証拠として扱われる場合もあります。

企業としては、

• 面談ルールを整備する
• 録音を前提に冷静な対応を行う
• 発言内容を記録に残す

ことが重要です。

「録音されても問題ない対応」を心掛けることが、結果的に会社を守ることにつながります。

5．退職勧奨で最も注意すべきは「任意性」

問題社員対応の最終段階として、退職勧奨を検討する企業もあります。

ただし、退職勧奨はあくまでも本人の自由意思による判断が前提です。

以下のような対応は大きなリスクとなります。

• 長時間にわたる説得
• 執拗な面談の繰り返し
• 威圧的な発言
• その場で即答を求める行為
• 退職届を書くまで帰さない対応

これらは退職強要と評価される可能性があります。

退職勧奨を行う際は、

• 本人が十分検討できる時間を与える
• 強制ではないことを明確に伝える
• 面談内容を記録する

といった配慮が必要です。

まとめ

問題社員対応において企業が共通して意識すべきことは、「感情ではなく記録と手続きで対応する」という点です。

どのケースでも、

• 事実確認
• 記録化
• 改善機会の付与
• 冷静なコミュニケーション

が重要になります。

短期的な感情論で対応すると、労務トラブルや訴訟リスクを招く可能性があります。

人事担当者や管理職は、適切な手順を踏みながら対応を進めることで、社員との無用な対立を避け、会社を守ることができるのです。

 

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厚生労働省「職場におけるハラスメント」資料